Årsmøte 2024
Styret viser til innkalling til årsmøte av 12.02.24.
Årsmøtet ble avholdt 13.02.2024 klokken 18:00 i Kultursalen.
16 medlemmer og daglig leder ble med på møtet. 14 medlemmer hadde gyldig medlemskap.
Saksgang/ forretningsorden for skriftlig årsmøte:
1. Frist for innsendelse av saker fra medlemmer i HIL var 21.02.2024. Vi har ikke mottatt noen sak..
2. Sakspapirer ble sendt ut til alle medlemmer 08.03.2024
3. Årsmøtet gjennomføres ved fysisk oppmøte på kulturhuset.
Under følger sakslisten:
Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede
Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov.
For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent for inneværende år.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 2: Godkjenne innkallingen
Innkallingen ble sendt ut til alle medlemmer på mail 12.02.2024, via både spoortz-appen og hjemmesiden www.hemsedalil.no - https://hemsedal-il.spoortz.no/news/9475520
Saksliste og saksdokumenter er gjort tilgjengelig for medlemmene 5 dager før årsmøtet. Signert årsregnskap og kontrollutvalgets årsberetning ble ettersendt.
Styrets forslag er å godkjenne innkallingen.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 3: Godkjenne sakslisten
Sakslisten er i tråd med årsmøtets oppgaver gitt av Lov for Hemsedal Idrettslag, vedtatt 17.08.2020.
Styret forslag er å godkjenne sakslisten.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 4: Velge dirigent
Styrets forslag som dirigent er styreleder Odd Holde, [email protected]
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 5: Velge protokollfører
Styrets forslag som protokollfører er kasserer Per Kristian Haraldsen, [email protected]
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 6: Velge to medlemmer til å underskrive protokollen
Protokoll: Richard Tharaldsen og Karolina Sylvia Josefina Lundh-Alman signerer protokollen
Sak 7: Behandle idrettslagets årsberetning
vedlegg: Hemsedal Idrettslag årsberetning 2023.docx.pdf
Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets årsberetning.
Fremmet kommentar. HAAS/ HIL har anlegg sykkelløype i skisenteret. Dette blir implementert i etterkant
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 8: Behandle idrettslagets Regnskap
vedlegg: Arsoppgjor_2023___signert HIL
vedlegg: 23Uavhengig revisors beretning_Hemsedal Idrettslag_130324.pdf
Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets regnskap.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 9: Behandle forslag og saker
- Strategi 2023 - 2026
- Delanlegg friidrett
Sak 9.1 Strategi for HIL
vedlegg: STRATEGIPLAN Hemsedal Il 2023 (1).docx.pdf
Styret i HIL har gjennom 2022 og 2023 arbeidet med strategiplan for laget. Arbeidet er fremlagt i undergruppene for innspill.
Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner strategiplan.
Kommentar i saken. HIL må fortsette arbeidet med å jobbe aktiv mot en hall med kommunen
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 9.2 Delanlegg friidrett ved HBU
vedlegg: 2023-10-26_Rapport-Delanlegg friidrett Hemsedal_J02.pdf
vedlegg: 2023-10-26_Grovkalkyle_delanlegg friidrett_Hemsedal IL.pdf
Totalkostnad for å forbedre anlegget som er der i dag er 2,7 millioner. I tråd med lov skal årsmøtet godkjenne prosjekter med kostnad over 1 million. Hemsedal Idrettslag ber årsmøtet om å få lov til å sette igang arbeidet dersom prosjektet får dekket inn nødvendig kapital.
Styrets forslag er å godkjenne prosjektet under forutsetning at prosjektet blir finansiert.
Fremmet forslag: åpne muligheten for brukerfinansiering og åpne opp for frivillig bidrag
Se på mulighet på å etablere modeller som Spleis eller lignende.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 10: Fastsette medlemskontingent for 2025
- Barn til og med 16 år og pensjonister fra 67 år 250 kr.
- Støttemedlemskap 250 kr.
- Ungdom fra og med 17 år og voksne 500 kr.
- Familiekontingent inkl. barn født i 2004 eller senere 800 kr.
- Æresmedlemmer gratis
- Levekårsutsatte familier/personer kan søke om gratis medlemskap og daglig leder vil fortløpende behandle søknaden
Forslag fra styret: ingen endring fra tidligere år.
Fremmet forslag: åpne muligheten for brukerfinansiering og åpne opp for frivillig bidrag
Se på mulighet på å etablere modeller som Spleis eller lignende
Se på mulighetene for innbetaling av medlemsavgift på andre tider i året. Pdd er det i januar.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 11: Behandle idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov
vedlegg: Klubbhåndboka oppdatert 28.02.24.docx.pdf
vedlegg: Hemsedal Ils Lov: https://hemsedal-il.spoortz.no/kx/resources/files/iiMDaURm5bRl.pdf
Endring i klubbhåndbok:
- Ingen store endringer i klubbhåndbok.
- Ingen endringer i lov.
Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 12: Behandle kontrollutvalgets årsberetning
vedlegg: Kontrollutvalgets_arsberetning_2023__i_mars_2024.pdf
Styrets forslag er å godkjenne kontrollutvalgets årsberetning
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 13: Foreta følgende valg:
13.1 Styreleder
Valgkomiteen sin innstilling:
Gjermund Svendsen- Rosendal
velges for 2 år som styremedlem og 1 år som styreleder
Protokoll: Forslag godkjent
13.2 Nestleder
Valgkomiteen sin innstilling:
Heidi Grøthe (på valg i 2025)
Protokoll: Forslag godkjent
13.3 Øvrige styremedlemmer
Valgkomiteen sin innstilling:
Judith Hannele Aakre (2 år)
Torborg Heid (2 år)
Ketil Lenning (på valg i 2025)
Protokoll: Forslag godkjent
13.4 Kontrollkomitè
Valgkomiteen sin innstilling:
Anneli Vøllo (på valg i 2025)
Kjell Huso (på valg i 2025)
Vara: Tove Eggen – Lien (på valg i 2025)
Protokoll: Forslag godkjent
13.5 Varamedlemmer
Valgkomiteen sin innstilling:
Bjørn Rustberggaard (2 år)
Marit Jorde (2 år)
Protokoll: Forslag godkjent
Samlet oppstilling nytt styre Hemsedal Idrettslag 2024:
Gjermund Svendsen- Rosendal (Leder)
Heidi Grøthe (Nestleder)
Judith Hannele Aakre (styremedlem)
Torborg Heid (styremedlem)
Ketil Lenning (styremedlem)
13.6 Revisor
Idrettslag med omsetning over fem millioner kroner årlig, eiendeler over 20 millioner eller gjennomsnittlig antall ansatte over 20, skal engasjere statsautorisert eller registrert revisor som skal følge revisorloven. Alle idrettslag som har engasjert statsautorisert eller revisor skal følge regnskapsloven.
For idrettslag som ikke har omsetning, eiendeler eller ansatte over grensene i avsnittet over, skal revisjonen utføres av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets ansvar er å gjennomføre revisjon ved å vurdere årsregnskapet og vurdere om styret har oppfylt sine forpliktelser. Kontrollutvalget kan også velge å engasjere statsautorisert eller registrert revisor til å gjennomføre regnskapsrevisjon.
Hemsedal Idrettslag bruker Bang-Olsen Revisjon AS til sine revisortjenester.
Styrets forslag er å fortsette å bruke Bang- Olsen Revisjon AS når idrettslaget har omsetning eller antall årsverk som krever revisortjenester.
Protokoll: Forslag godkjent
13.7 Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett, eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene.
Styrets forslag er at styret får fullmakt til å oppnevne representantene til ting og møter i organisasjonsledd der idrettslaget har representasjonsrett.
Protokoll: Forslag godkjent
13.8 Øvrige tre medlemmer av valgkomiteen
Styrets innstilling:
Leder: Øyvind Wallin Eek, Eilev Halbjørhus, Odd Holde
Protokoll: Forslag godkjent
14. Styrets honorar
Styret foreslår å beholde styrets honorar, hvor årlig honorar er 50.000,- til styreleder og 20.000,- til kasserer.
Protokoll: Forslag godkjent
Sak 15: Vedta idrettslagets budsjett
vedlegg: Budsjett 2024 (1).pdf
Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets budsjett.
Protokoll: Forslag godkjent
Underskrift medlemmer:
_____________________________ ____________________________
Richard Taraldsen Karolina Sylvia Josefina Lundh-Alman
- vedlegg: signert protokoll.