Årsmøte 2023 

Styret viser til innkalling til årsmøte av 16.02.23. 

Årsmøtet ble avholdt 29.03.23 kl 18:00 i kultursalen. 

15 medlemmer og daglig leder ble med på møtet.

Saksgang/ forretningsorden for skriftlig årsmøte:

1. Frist for innsendelse av saker fra medlemmer i HIL var 29.03.2023. Vi har fått en sak tilsendt.

2. Sakspapirer ble sendt ut til alle medlemmer 23.03.2023 

3. Årsmøtet gjennomføres ved fysisk oppmøte på kulturhuset.

Under følger sakslisten:

Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. 

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent for inneværende år.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 2: Godkjenne innkallingen

Innkallingen ble sendt ut til alle medlemmer på invitasjon 17.01.2023 via både spoortz-appen og hjemmesiden www.hemsedalil.no.

https://hemsedal-il.spoortz.no/portal/arego/club/1...

Innkalling via e-post 16.02.2023.

Saksliste og saksdokumenter er gjort tilgjengelig for medlemmene 6 dager før årsmøtet. Signert årsregnskap, revisjonsberetning og kontrollutvalgets årsberetning ble ettersendt.

Styrets forslag er å godkjenne innkallingen.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 3: Godkjenne sakslisten 

Sakslisten er i tråd med årsmøtets oppgaver gitt av Lov for Hemsedal Idrettslag, vedtatt 17.08.2020.

Styret forslag er å godkjenne sakslisten.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 4: Velge dirigent

Styrets forslag som dirigent er styreleder Odd Holde, [email protected]

Protokoll: forslag godkjent

Sak 5: Velge protokollfører

Styrets forslag som protokollfører er kasserer Per Kristian Haraldset, [email protected]

Protokoll: forslag godkjent

Sak 6: Velge to medlemmer til å underskrive protokollen 

Styrets forslag til to medlemmer er Mette Masen og Stian Rygg.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 7: Behandle idrettslagets årsberetning

vedlegg: Hemsedal Idrettslag årsberetning 2022 redigert.docx.pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslaget årsberetning.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 8: Behandle idrettslagets Regnskap

vedlegg: Årsregnskap 2022

vedlegg: Revisjonsberetning 2022

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets regnskap.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 9: Behandle forslag og saker

• Strategi 2023 - 2027
• Æresmedlemmer
• Opprettelse av ny undergruppe e-sport

Sak 9.1 Strategi for HIL

Styret i HIL har gjennom 2022 arbeidet med strategi for laget. Arbeidet er ikke ferdig, men vi har samlet oss om fire strategiske mål:

Strategiske mål 

Styrets forslag til vedtak: Styret ber årsmøtet om å få tillit til å ferdigstille utkast til strategidokument, sende ut til undergruppene for gjennomgang og vedta planen på storgruppemøte.

Protokoll: forslag godkjent

Sak 9.2 Æresmedlemmer

Søknad om to æresmedlemmer: Endre Ulsaker og Frank Jonsrud.

Styrets forslag er å godkjenne to verdige kandidater.Protokoll: forslag godkjent

Sak 9.3 Opptak av ny undergruppe – E-sport

Vedlegg :Søknad-om-opptak-som-undergruppe-i-Hemsedal-IL (2).pdf

Under kapittel 23 i HIL`s lov står følgende: Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. § 16 pkt. 13. E-sport gruppa har sendt oss en søknad om opptak.

Styrets forslag er at årsmøtet gir styret myndighet til å behandle søknaden og at driftsmidlene fra den nedlagte Bordtennisgruppa (31.608,14 ,-) tilføres e-sportgruppa som oppstartsmidler. 

Protokoll: Fremmet forslag av at nyoppstartende undergrupper får en startkapital (30 000.-) 

Forslaget lyder også at fremtidige nedlagte undergrupper føres økonomisk kapital tilbake til hovedlaget 

Forslag godkjent

Sak 10: Fastsette medlemskontingent for 2024 

Forslag fra styret: ingen endring fra tidligere år. 

• Barn til og med 16 år og pensjonister fra 67 år 250 kr. 
• Støttemedlemskap 250 kr.
• Ungdom fra og med 17 år og voksne 500 kr. 
• Familiekontingent inkl. barn født i 2004 eller senere 800 kr. 
• Æresmedlemmer gratis 
• Levekårsutsatte familier/personer kan søke om gratis medlemskap og daglig leder vil fortløpende behandle søknaden 

Protokoll: forslag godkjent

Sak 11: Vedta idrettslagets budsjett 

vedlegg: Budsjett 2023 endelig med undergrupper.pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets budsjett.

Protokoll: Forslag godkjent 

(Fremmet forslag om at det senere blir ett samlet dokument som viser regnskap og budsjett)

Sak 12: Behandle idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov 

vedlegg:Klubbhåndboka oppdatert 22.03.23.docx.pdf

vedlegg: Hemsedal ILs Lov:  https://hemsedal-il.spoortz.no/kx/resources/files/...

Endring i klubbhåndbok:

• Ingen store endringer i klubbhåndbok. 

• Ingen endringer i lov.

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov. 

Protokoll: Forslag godkjent 

Sak 13: Behandle kontrollutvalgets årsberetning

vedlegg: Kontrollutvalgets årsberetning 2022

Styrets forslag er å godkjenne kontrollutvalgets årsberetning

Protokoll: Forslag godkjent 

Sak 14: Foreta følgende valg: 

14.1 Styreleder

Valgkomiteen sin innstilling:

Odd Holde (på valg i 2024)

Protokoll: Forslag godkjent 

14.2 Nestleder

Valgkomiteen sin innstilling:

Heidi Grøthe (2 år)

Protokoll: Forslag godkjent 

14.3 Øvrige styremedlemmer

Valgkomiteen sin innstilling:

Per Kristian Haraldsen (på valg i 2024)

Torborg Heid (på valg i 2024)

Ketil Lenning (2 år)

Protokoll: Forslag godkjent 

14.4 Kontrollkomitè

Valgkomiteen sin innstilling:

Anneli Vøllo (2 år)

Kjell Huso (2 år)

Vara: Tove Eggen - Lien (2 år)

Protokoll: Forslag godkjent 

14.5 Varamedlemmer

Valgkomiteen sin innstilling:

Judith Hannele Aakre (på valg i 2024)

Christopher Cassidy Svennevik (på valg i 2024)

Protokoll: Forslag godkjent 

14.6 Revisor 

Idrettslag med omsetning over fem millioner kroner årlig, eiendeler over 20 millioner eller gjennomsnittlig antall ansatte over 20, skal engasjere statsautorisert eller registrert revisor som skal følge revisorloven. Alle idrettslag som har engasjert statsautorisert eller revisor skal følge regnskapsloven.

For idrettslag som ikke har omsetning, eiendeler eller ansatte over grensene i avsnittet over, skal revisjonen utføres av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets ansvar er å gjennomføre revisjon ved å vurdere årsregnskapet og vurdere om styret har oppfylt sine forpliktelser. Kontrollutvalget kan også velge å engasjere statsautorisert eller registrert revisor til å gjennomføre regnskapsrevisjon. 

Hemsedal Idrettslag bruker Bang-Olsen Revisjon AS til sine revisortjenester. 

Styrets forslag er å fortsette å bruke Bang- Olsen Revisjon AS når idrettslaget har omsetning eller antall årsverk som krever revisortjenester. 

Protokoll: Forslag godkjent 

14.7 Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett, eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene.

Styrets forslag er at styret får fullmakt til å oppnevne representantene til ting og møter i organisasjonsledd der idrettslaget har representasjonsrett.

Protokoll: Forslag godkjent 

14.8 Øvrige tre medlemmer av valgkomiteen

Styrets innstilling:

Leder: Øyvind Wallin Eek, Eilev Halbjørhus, Hanne Øverby

Protokoll: Forslag godkjent 

15. Styrets honorar

Styret foreslår å øke styrets honorar, hvor årlig honorar er 50.000,- til styreleder og 20.000,- til kasserer.

Protokoll: 

Fremmet forslag 

40 000 + 10 000 

10 000 + 10 000 

Derav første ledd er tilskudd og andre ledd blir ført som utstyrsmidler 

Fremme sak før budsjettet vedtas 

Forslag godkjent

Vedlagt er følgende dokumenter (ligger i dokumentet): 

- Idrettslagets årsberetning

- Styrets forslag til klubbhåndbok

- Lov for Hemsedal Idrettslag

- Budsjett 2023

- Regnskap 2022

- Revisjonsberetning 

- Kontrollutvalgets årsberetning 

- signert protokoll