Rutiner
Vi har nå flyttet alle pengene hver enkelt undergruppe har til sparekontoen PULS fellessparing. Den enkelte undergruppes aktiva vil kunne leses i balansen på de kvartalsvise rapportene dere får av Regnskapshuset/ v Grete Jorun.
Endringen betyr noen omlegginger i våre rutiner som er viktig at dere får kunnskap om, i tillegg bruker jeg anledningen til å minne om rutiner som ikke er endret.
1: Alle innskudd skal på felleskonto:
Alle innskudd skal inn på vår felleskonto med navn Ny Fol: 2320.18.49241
Det gjelder alle søknader om støtte til den enkelte undergruppe, betaling ved dugnad etc. (Gi gjerne givere beskjed om å merke betalinger/ tilskudd ol. med undergruppe).
2: VIPPS
Alle innskudd fra vipps kommer inn på felles konto 2320.18.49241. Salgsstedene består og eies av den enkelte undergruppe som tidligere. Månedlige rapporter vil dere som vanlig kunne ta ut av det enkelte salgsstedet dere har i vipps-systemet.
3: Utlegg
Kasserere i de større undergruppene (med mye omsetning og mange utlegg) får tilgang til å legge betaling for godkjenning i felleskontoen Ny Fol: 2320.18.49241. Det gjelder: fotball, alpin, freex, klatring, orientering, langrenn og sykkel. Husk å gi daglig leder beskjed om å godkjenne når dere har lagt utlegg i banken for dobbelt godkjenning. Bilag og samlet oppstilling sendes samtidig til [email protected] med kopi til [email protected]
Kasserere i de mindre undergruppene sender mail med bilag, kontonummer og navn på mottaker til [email protected].
Se rutine her.
4. Utgående faktura
Alle utgående fakturaer skal håndteres av dagligleder.
Send mail med fakturaunderlag til [email protected]
Se rutine her.
5. Innkommende faktura til Hemsedal IL.
Har du bestilt varer som skal inn til vårt regnskap?
Se rutine her.
HUSK at faktura må merkes den enkelte undergruppe og være stilet til Hemsedal IL!
6: Godtgjøring / Timeliste
Har du noen som skal få betalt for sine tjenester pr. time?
Se rutine her.
7. Reiseregning
Noen som har vært ute i feltet?
Se rutine her.
8: Fullmakts matrise
Hvem kan betale og godkjenne hva og hvor mye i Hemsedal IL?
Se oversikt her.
9: Visma manager
De fleste undergruppers kasserere har fått tilgang på visma manager for godkjenning av inngående faktura.
Gi beskjed til daglig leder om det er trøbbel med å bruke denne.