Saksliste og saksdokumenter for årsmøte i Hemsedal IL

Årsmøtet avholdes 13.03.2024 kl.18:00 i Kultursalen. Vi håper mange medlemmer ønsker å være med.

Til medlemmer i Hemsedal IL 

Sakliste og saksdokumentet for årsmøte i Hemsedal IL

Styret viser til innkalling til årsmøte den 12.02.2024. 

Årsmøtet avholdes 13.03.2024 klokken 18:00 i Kultursalen.

Saksgang/ forretningsorden for skriftlig årsmøte:

1. Frist for innsendelse av saker fra medlemmer i HIL var 21.02.2024. Vi har ikke mottatt noen sak..

2. Sakspapirer ble sendt ut til alle medlemmer 08.03.2024

3. Årsmøtet gjennomføres ved fysisk oppmøte på kulturhuset.

Under følger sakslisten: 

Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. 

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent for inneværende år.

Sak 2: Godkjenne innkallingen

Innkallingen ble sendt ut til alle medlemmer på mail 12.02.2024, via både spoortz-appen og hjemmesiden www.hemsedalil.no - https://hemsedal-il.spoortz.no/news/9475520

Saksliste og saksdokumenter er gjort tilgjengelig for medlemmene 5 dager før årsmøtet. Signert årsregnskap og kontrollutvalgets årsberetning ble ettersendt.

Styrets forslag er å godkjenne innkallingen.

Sak 3: Godkjenne sakslisten 

Sakslisten er i tråd med årsmøtets oppgaver gitt av Lov for Hemsedal Idrettslag, vedtatt 17.08.2020.

Styrets forslag er å godkjenne sakslisten.

Sak 4: Velge dirigent

Styrets forslag som dirigent er styreleder Odd Holde, [email protected]

Sak 5: Velge protokollfører

Styrets forslag som protokollfører er kasserer Per Kristian Haraldset, [email protected] 

Sak 6: Velge to medlemmer til å underskrive protokollen 

Styrets forslag til to medlemmer er XX og XX.

Sak 7: Behandle idrettslagets årsberetning

vedlegg: Hemsedal Idrettslag årsberetning 2023 .pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets årsberetning.

Sak 8: Behandle idrettslagets Regnskap

vedlegg: Arsoppgjor_2023___signert HIL

vedlegg: 23Uavhengig revisors beretning_Hemsedal Idrettslag_130324.pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets regnskap.

Sak 9: Behandle forslag og saker

• Strategi 2023 - 2026
• Delanlegg friidrett

Sak 9.1 Strategi for HIL

vedlegg: STRATEGIPLAN Hemsedal Il 2023 (1).docx.pdf

Styret i HIL har gjennom 2022 og 2023 arbeidet med strategiplan for laget. Arbeidet er fremlagt i undergruppene for innspill.

Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner strategiplan.

Sak 9.2 Delanlegg friidrett ved HBU

vedlegg: 2023-10-26_Rapport-Delanlegg friidrett Hemsedal_J02.pdf

vedlegg: 2023-10-26_Grovkalkyle_delanlegg friidrett_Hemsedal IL.pdf

Totalkostnad for å forbedre anlegget som er der i dag er 2,7 millioner. I tråd med lov skal årsmøtet godkjenne prosjekter med kostnad over 1 million. Hemsedal Idrettslag ber årsmøtet om å få lov til å sette igang arbeidet dersom prosjektet får dekket inn nødvendig kapital.

Styrets forslag er å godkjenne prosjektet under forutsetning at prosjektet blir finansiert.

Sak 10: Fastsette medlemskontingent for 2025 

Forslag fra styret: ingen endring fra tidligere år.    

• Barn til og med 16 år og pensjonister fra 67 år 250 kr.   
• Støttemedlemskap 250 kr.
• Ungdom fra og med 17 år og voksne 500 kr.   
• Familiekontingent inkl. barn født i 2004 eller senere 800 kr.    
• Æresmedlemmer gratis   
• Levekårsutsatte familier/personer kan søke om gratis medlemskap og daglig leder vil fortløpende behandle søknaden 

Sak 11: Behandle idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov 

vedlegg: Klubbhåndboka oppdatert 28.02.24.docx.pdf

vedlegg: Hemsedal ILs Lov: https://hemsedal-il.spoortz.no/kx/resources/files/iiMDaURm5bRl.pdf 

Endring i klubbhåndbok:

• Ingen store endringer i klubbhåndbok. 
• Ingen endringer i lov.

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov. 

Sak 12: Behandle kontrollutvalgets årsberetning

vedlegg: Kontrollutvalgets_arsberetning_2023__i_mars_2024.pdf

Styrets forslag er å godkjenne kontrollutvalgets årsberetning

Sak 13: Foreta følgende valg: 

13.1 Styreleder  

Valgkomiteen sin innstilling:

Gjermund Svendsen- Rosendal

velges for 2 år som styremedlem og 1 år som styreleder

13.2 Nestleder 

Valgkomiteen sin innstilling:

Heidi Grøthe (på valg i 2025)

13.3 Øvrige styremedlemmer

Valgkomiteen sin innstilling:

Judith Hannele Aakre (2 år)

Torborg Heid (2 år)

Ketil Lenning (på valg i 2025)

13.4 Kontrollkomitè

Valgkomiteen sin innstilling:

Anneli Vøllo (på valg i 2025)

Kjell Huso (på valg i 2025)

Vara: Tove Eggen - Lien (på valg i 2025)

13.5 Varamedlemmer 

Valgkomiteen sin innstilling:

Bjørn Rustberggaard (2 år)

Marit Jorde (2 år)

13.6 Revisor 

Idrettslag med omsetning over fem millioner kroner årlig, eiendeler over 20 millioner eller gjennomsnittlig antall ansatte over 20, skal engasjere statsautorisert eller registrert revisor som skal følge revisorloven. Alle idrettslag som har engasjert statsautorisert eller revisor skal følge regnskapsloven.

For idrettslag som ikke har omsetning, eiendeler eller ansatte over grensene i avsnittet over, skal revisjonen utføres av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets ansvar er å gjennomføre revisjon ved å vurdere årsregnskapet og vurdere om styret har oppfylt sine forpliktelser. Kontrollutvalget kan også velge å engasjere statsautorisert eller registrert revisor til å gjennomføre regnskapsrevisjon. 

Hemsedal Idrettslag bruker Bang-Olsen Revisjon AS til sine revisortjenester. 

Styrets forslag er å fortsette å bruke Bang- Olsen Revisjon AS når idrettslaget har omsetning eller antall årsverk som krever revisortjenester. 

13.7 Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett, eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene.

Styrets forslag er at styret får fullmakt til å oppnevne representantene til ting og møter i organisasjonsledd der idrettslaget har representasjonsrett.

13.8 Øvrige tre medlemmer av valgkomiteen   

Styrets innstilling:

Leder: Øyvind Wallin Eek, Eilev Halbjørhus, Odd Holde

 14. Styrets honorar

Styret foreslår å beholde styrets honorar, hvor årlig honorar er 50.000,- til styreleder og 20.000,- til kasserer.

Sak 15: Vedta idrettslagets budsjett 

vedlegg: Budsjett 2024 (1).pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets budsjett.

Oversikt over vedlagte dokumenter: 

- Idrettslagets årsberetning

- Styrets forslag til klubbhåndbok

- Strategiplan

- Lov for Hemsedal Idrettslag

- Budsjett 2024

- Regnskap 2023 

- Revisjonsberetning 

- Kontrollutvalgets årsberetning

- Rapport delanlegg friidrett

- Grovkalkyle delanlegg Friidrett

Velkommen til årsmøte!

Med vennlig hilsen styret i Hemsedal IL