Saksliste og saksdokumenter for årsmøte i Hemsedal IL

Årsmøtet avholdes 26.03.2025 klokken 18:00 i Kultursalen. Styret viser til innkalling til årsmøte den 05.02.2025. 
Vi håper mange ønsker å være med.

Her er agenda for årsmøte:

Saksgang/ forretningsorden for årsmøte:

1. Frist for innsendelse av saker fra medlemmer i HIL var 13.03.2025. Vi har mottatt tre saker innen fristen. 

2. Sakspapirer ble sendt ut til alle medlemmer 20.03.2025

3. Årsmøtet gjennomføres ved fysisk oppmøte på kulturhuset.

Under følger sakslisten: 

Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede

Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter et antall stemmeberettigede medlemmer som minst tilsvarer antallet medlemmer i styret iht. idrettslagets lov. 

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent for inneværende år.

Sak 2: Godkjenne innkallingen

Innkallingen ble sendt ut til alle medlemmer på mail 05.02.2025, via både spond-appen og hjemmesiden vår.

Saksliste og saksdokumenter er gjort tilgjengelig for medlemmene 6 dager før årsmøtet. Signert årsregnskap og kontrollutvalgets årsberetning ble ettersendt.

Styrets forslag er å godkjenne innkallingen.

Sak 3: Godkjenne sakslisten 

Sakslisten er i tråd med årsmøtets oppgaver gitt av Lov for Hemsedal Idrettslag, vedtatt 17.08.2020.

Styrets forslag er å godkjenne sakslisten.

Sak 4: Velge dirigent

Styrets forslag som dirigent er styreleder Gjermund Svendsen Rosendal, [email protected]

Sak 5: Velge protokollfører

Styrets forslag som protokollfører er kasserer Judith Hannele Aakre, [email protected] 

Sak 6: Velge to medlemmer til å underskrive protokollen 

Styrets forslag til to medlemmer er XX og XX.

Sak 7: Behandle idrettslagets årsberetning

vedlegg: Hemsedal Idrettslag årsberetning 2024.docx-2.pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets årsberetning.

Sak 8: Behandle idrettslagets Regnskap

vedlegg: årsoppgjør Hemsedal IL signert 2025.pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets regnskap.

Sak 9: Behandle forslag og saker

Innkommet forslag: 

• Forvaltning av bruksrettsavtale mellom Skistar og HIL
• Innføre et halvårsmedlemskap for sesongarbeidere
• Heder og ære til ett medlem

Sak 9.1 Bruksrettavtale mellom HIL og Skistar

Et medlem har fremmet spørsmål om hvordan bruksrettsavtalen mellom HIL og Skistar forvaltes. Styret, i samarbeid med alpingruppa, FreeX og sykkelgruppa, arbeider med en ny og revidert avtale. Dette er en pågående prosess der vi tar sikte på å komme frem til en revidert avtale i 2025. 

Forslag til årsmøte: Styret fortsetter å jobbe med en ny og revidert bruksrettsavtale.

Sak 9.2 Halvårsmedlemskap/ tidsavgrenset medlemskap 

Saken gjelder muligheten for å innføre et tidsavgrenset medlemskap for sesongarbeidere? På denne måten kan flere få muligheten til å delta på bl.a volleyball og fotball for voksne i Trøimshallen gjennom vinteren. F.eks et halvårsmedlemskap som løper fra den dato man melder seg inn.

Forslag til årsmøte: Styret ønsker ikke å innføre ½ års medlemskap i Hemsedal Idrettslag. 

Sak 9.3 Ny ildsjel/ æresmedlem: XXXXX.

Styrets forslag er å godkjenne en verdig kandidat.

Sak 10: Fastsette medlemskontingent for 2025 

Forslag fra styret: ingen endring fra tidligere år.

• Barn til og med 16 år og pensjonister fra 67 år 250 kr.   
• Støttemedlemskap 250 kr.
• Ungdom fra og med 17 år og voksne 500 kr.   
• Familiekontingent inkl. barn født i 2004 eller senere 800 kr.    
• Æresmedlemmer gratis   
• Levekårsutsatte familier/personer kan søke om gratis medlemskap og daglig leder vil fortløpende behandle søknaden 

Sak 11: Behandle idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov 

vedlegg:Klubbhåndboka oppdatert 20.03.25 (1).pdf

vedlegg: Hemsedal ILs Lov: https://hemsedal-il.spoortz.no/kx/resources/files/iiMDaURm5bRl.pdf 

Endring i klubbhåndbok:

• Endringer i klubbhåndbok:
• Under kapittel: Verdier “opptre konstruktivt med nettvett på alle sosiale plattformer”
• Under kapittel HMS: “Innimellom kommer medlemmer og utøvere ut for krevende livshendelser, for eksempel samlivsbrudd, alvorlig sykdom, dødsfall o.l. Foreldre og foresatte oppfordres til å informere trenere eller andre tillitspersoner dersom man ønsker at det skal tas spesielle hensyn til barnet i slike situasjoner. Informasjon om personlige forhold holdes strengt internt til de som er direkte berørt. HIL sitt hovedfokus vil alltid være å sikre barnets trivsel og trygghet i idrettsmiljøet.

Spesielt om personvern: Det er ikke tillatt å filme eller ta bilder av barn og utøvere uten samtykke fra utøveren eller foresatte.

• Ingen endringer i lov.

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets organisasjonsplan, klubbhåndbok og lov. 

Sak 12: Behandle kontrollutvalgets årsberetning

vedlegg: Kontrollutvalgets årsberetning

Styrets forslag er å godkjenne kontrollutvalgets årsberetning

Sak 13: Foreta følgende valg: 

13.1 Styreleder  

Valgkomiteen sin innstilling:

Gjermund Svendsen- Rosendal (velges for 1 år som styremedlem og til valg i 2026)

13.2 Øvrige styremedlemmer

Valgkomiteen sin innstilling:

Judith Hannele Aakre (på valg i 2026)

Torborg Heid (på valg i 2026)

Ketil Lenning (2 år)

Marit Jorde (2 år)

Det nye styret fordeler selv roller internt.

13.3 Kontrollkomitè

Valgkomiteen sin innstilling:

Anneli Vøllo (på valg i 2026)

Tove Eggen - Lien (på valg i 2027)

Heidi Grøthe (på valg i 2026)

13.4 Varamedlemmer 

Valgkomiteen sin innstilling:

Bjørn Rustberggaard (på valg i 2026)

Jørgen von Tangen (på valg i 2026)

13.5 Revisor 

Idrettslag med omsetning over fem millioner kroner årlig, eiendeler over 20 millioner eller gjennomsnittlig antall ansatte over 20, skal engasjere statsautorisert eller registrert revisor som skal følge revisorloven. Alle idrettslag som har engasjert statsautorisert eller revisor skal følge regnskapsloven.

For idrettslag som ikke har omsetning, eiendeler eller ansatte over grensene i avsnittet over, skal revisjonen utføres av kontrollutvalget. Kontrollutvalgets ansvar er å gjennomføre revisjon ved å vurdere årsregnskapet og vurdere om styret har oppfylt sine forpliktelser. Kontrollutvalget kan også velge å engasjere statsautorisert eller registrert revisor til å gjennomføre regnskapsrevisjon. 

Hemsedal Idrettslag bruker Bang-Olsen Revisjon AS til sine revisortjenester. 

Styrets forslag er å fortsette å bruke Bang- Olsen Revisjon AS når idrettslaget har omsetning eller antall årsverk som krever revisortjenester. 

13.6 Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett, eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene.

Styrets forslag er at styret får fullmakt til å oppnevne representantene til ting og møter i organisasjonsledd der idrettslaget har representasjonsrett.

13.7 Øvrige tre medlemmer av valgkomiteen   

Styrets innstilling:

Eilev Halbjørhus, Sarah Peters, Øyvind Wallin Eek

14. Styrets honorar

Styret foreslår å beholde styrets honorar, hvor årlig honorar er 50.000,- til styreleder og 20.000,- til kasserer.

15: Vedta idrettslagets budsjett 

vedlegg: Budsjett 2025 (1).pdf

Styrets forslag er å godkjenne idrettslagets budsjett.

Vedlagt er følgende dokumenter: 

- Idrettslagets årsberetning

- Styrets forslag til klubbhåndbok

- Lov for Hemsedal Idrettslag

- Budsjett 2025

- Regnskap 2024

- Kontrollutvalgets årsberetning

Velkommen til årsmøte!

Med vennlig hilsen styret i Hemsedal IL